Posiadanie zespołu eventowego jest jak posiadanie supermocy. To nieśpieszni bohaterowie, którzy dokładają wszelkich starań, aby Twoje wydarzenie było najlepsze w historii. Ale praca z zespołem eventowym może być również wyczerpująca, zwłaszcza jeśli pracujesz z ograniczonymi zasobami i czasem. Planowanie eventów wymaga wiele wysiłku, aby wszystko zostało wykonane na czas i aby osiągnąć czynnik WOW. Nawet najmniejsze szczegóły muszą być starannie przemyślane, aby czuć się naturalnie, gdy nadejdzie wielki dzień. Jest wiele rzeczy, o których należy pamiętać organizując imprezę, od planowania budżetu i pozyskiwania dostawców do tworzenia zaproszeń.

Narzędzia organizacyjne

Istnieje wiele programów do zarządzania wydarzeniami, które mogą pomóc w zarządzaniu zespołem i procesem wydarzenia. Istnieje wiele korzyści z korzystania z rozwiązania opartego na chmurze. Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami pozwala na dostęp do danych, aktywów i dokumentów zespołu z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Jest to pomocne, jeśli jesteś w podróży lub masz bardzo napięty harmonogram. Pozwala zorganizować zespół, śledzić ważne daty, zapraszać gości, tworzyć i przypisywać zadania, udostępniać pliki i bezpiecznie przechowywać dokumenty, które mogą być potrzebne w podróży. Komunikacja jest kluczowa podczas zarządzania wydarzeniem. Będziesz musiał zarządzać swoimi zasobami i stworzyć poczucie pilności, aby mieć pewność, że wszystko zostanie zrobione na czas. Musisz znaleźć najlepsze kanały komunikacji z zespołem, niezależnie od tego, czy jest to telefon, e-mail, czy kombinacja obu.

Zidentyfikuj swoje must-haves

Każde wydarzenie ma swoje must-haves. Must-haves to rzeczy, które sprawiają, że wydarzenie jest unikalne i niezapomniane. Może to być specyficzny artykuł spożywczy, markowy projekt lub bardzo specyficzny wybór muzyki. Cokolwiek to jest, musisz upewnić się, że wszystko jest zgodne z Twoją marką i że będzie się czuć naturalnie wśród publiczności. Znajdź swoje must-haves i upewnij się, że są one odzwierciedlone w całym wydarzeniu. Zacznij od zaproszeń: jaki jest ich wzór? Jaka jest czcionka? Jaki jest ton głosu? Prześledź każdy aspekt wydarzenia i upewnij się, że każdy szczegół sprawia wrażenie naturalnego.

Ustal terminy i deleguj zadania

Jednym z największych wyzwań jest odpowiednie zarządzanie czasem i zasobami, które trafiają na wydarzenie. Jest wiele rzeczy, które pojawiają się podczas planowania i może być trudno ustalić priorytety jednych zadań nad innymi. Dlatego ustalenie jasnych terminów i przydzielenie zadań konkretnym członkom zespołu pomoże Ci pozostać na dobrej drodze. Jeśli pracujesz z planistą, możesz przydzielić mu zadanie związane z jedzeniem i napojami. Zaproszenia można powierzyć projektantowi, a zadania związane z budowaniem marki lub marketingiem zespołowi marketingowemu.

Komunikuj się, komunikuj się, komunikuj

Musisz jasno określić, czego oczekujesz od swojego wydarzenia. Musisz przekazać swojemu zespołowi swoją markę, swoje cele i pożądany rezultat. Musisz mieć pewność, że każdy rozumie swoją rolę w wydarzeniu i że komunikacja jest stała. Czy to poprzez maile, smsy, czy regularne spotkania, upewnij się, że każdy wie, co ma robić.

 Podsumowanie

Planowanie eventu jest ciekawe, ale może być stresujące, gdy nie masz odpowiednich narzędzi i strategii, aby utrzymać wszystko w porządku. Posiadanie jasnego zarysu tego, czego chcesz dla swojego wydarzenia i ustalenie jasnych oczekiwań pomoże Ci osiągnąć cele i sprawić, że wydarzenie będzie tak bezproblemowe, jak to tylko możliwe. Niezależnie od tego, czy organizujesz małe spotkanie, czy dużą konferencję, posiadanie jasnego planu działania pomoże Ci pozostać na dobrej drodze. Posiadanie odpowiednich narzędzi do utrzymania organizacji, ustalenie jasnych oczekiwań i komunikacja z zespołem pomogą Ci w pełni wykorzystać wydarzenie.